Pour ajouter un invité ou plusieurs invités, tu dois te rendre sur la gauche de ton écran dans "Invités".
Ici, tu retrouveras la site de tous tes invités.
Deux possibilité s'offre à toi. Soit tu ajoutes les invités un par un, soit en groupe.
Pour ajouter un invité clique sur "+ Ajouter un invité".
Ici, tu pourras rentrer toutes les informations de l’invité. À quel moment de l’événement il est invité, de quel côté il est invité, s’il a un rôle particulier pendant l’événement…
Par la suite, les contraintes alimentaires apparaissent. Si tu les connais, tu peux les remplir.
Tu as un bouton « + » à côté de « Ajouter un accompagnateur », en cliquant dessus tu peux ajouter un autre invité. Cela forme des groupes d’invités. Lorsqu’une personne d’un groupe rentre son nom sur le site internet pour confirmer ou non sa présence, tous les autres membres du groupe apparaissent également. Cela permet aux invités de répondre rapidement à l’invitation.
N’oublie pas de valider pour enregistrer.
Cette méthode d’ajouter est efficace pour quelques invités, mais pour une cinquantaine ou plus, cela devient rapidement chronophage.
Il y a donc une deuxième façon d’ajouter des invités.
Pour ajouter un grand nombre d’invités, clique sur « Importer des invités ».
Tu dois télécharger le fichier, si ta wedding planner ne te l'as pas envoyer.
Dans ce document Excel, tu pourras facilement et rapidement rentrer toutes les informations tes invités.
Les trois premières lignes sont des exemples de la façon dont tu dois remplir le document.
Sur la première colonne, ce sont les groupes.
Les prochaines colonnes sont des informations basiques sur tes invités. Attention si le genre n’est pas rempli, tous les invités auront le même genre : masculin. Les autres colonnes permettent de renseigner des informations additionnelles.
Si tu inscris l’adresse email de tous tes invités, tu pourras par la suite envoyer des mails aux invités via WeddingPlan.
Tes invités peuvent recevoir une invitation seulement à certains moments de l'événement. Les dernières colonnes sont là pour ça. Pour que l’invité reçoive une invitation, il faut qu’il y ait un « 1 » dans la case. Si la personne n’est pas invitée, il faut mettre un « 0 ».
Une fois que tu as fini, enregistre bien les modifications.
Attention ! Tu ne dois surtout pas supprimer ou ajouter des colonnes. Cela pourrait décaler les informations et lorsque tu mettras le fichier dans WeddingPlan, le logiciel pourrait inverser des informations ou ne pas les prendre en compte.
Lorsque tu retournes sur la page de WeddingPlan, choisis le bon fichier et valide. Tous les invités de la liste seront ajoutés !
Dans « Autres actions », tu as la possibilité de modifier rapidement les invitations.
Tu peux également, valider la liste à ta wedding planner, envoyer des emails aux invités, et exporter au format excel.
Et voilà ! Tu sais comment gérer tes invités.